Pembahasan Keterlibatan Karyawan dalam Manajemen Mutu

PEMBAHASAN

KETERLIBATAN KARYAWAN DALAM MENINGKATKAN MUTU

A.    PENGERTIAN DAN KONSEP DASAR KETERLIBATAN KARYAWAN

a.      PENGERTIAN

Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah (dapat berupa ide, saran, kritik,  dan lain sebagainya).

Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya.( Fandy Tjiptono, 2003:128).

Menurut Nurul Diena Novania ST, filososfi TQM menghendaki adanya keterlibatan karyawan yang biasanya keterlibatan ini adalah dalam bentuk kerja tim yang kita kenal dengan nama gugus kendali mutu ( Quality Control Circle).

b.      KONSEP DASAR

Dalam keterlibatan karyawan harus juga menjalankan prinsip dan konsep sebagai berikut :

a)      Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang,

Harus disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing orang akan berusaha mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya masing masing.

b)      Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap orang,

Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan. sehingga sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak hanya pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.

c)      Komunikasi adalah hal yang paling penting dan mendasar,

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang baik antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan dan permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal ini terbangub dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu organisasi.

d)     Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi,

Dalam organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan berkaitan dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi sarana komunikasi antar kayawan maupun pimpinan denga karyawan.

e)      Melibatkan dan membuat orang menjadi mampu,

Melibatkan semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya akan membuat seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi orang yang bersangkutan maupun organisasi.

f)       Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu penting dan mendasar (essential),

Pengertian atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini untuk menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.

g)      Pemberdayaan, setiap orang dapat dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan kemampuannya.

Pemberdayaan karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang yang bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang diberikannya.

B.     HAMBATAN DAN PERAN MANAJER DI DALAMNYA

a.      FAKTOR PENGHAMBAT DALAM MELIBATKAN KARYAWAN

Ada beberapa faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam suatu organisasi. Diantaranya adalah sutu penolakan terhadap perubahan. Menurut fandy tjiptono(2003:131), ada  2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.

Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) antara lain karena alasan ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta struktur organisasi, dan praktik manajemen.

1.      Ketidakamanan, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja.

2.      Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.

3.      Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.

4.      Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.

5.      Karakteristik kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut.

6.      Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi oleh keputusan atau ide yang ditemukan

7.      Struktur Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
Penolakan dari karyawan bisa terjadi ketika mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.

Jadi ketika tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah – masalah perusahaan.Kerjasama antar anggota  kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota kelompok.

b.      PERAN MANAJER DALAM KETERLIBATAN KARYAWAN

Penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) dalam lembaga/organisasi
Pimpinan yang berhasil bukanlah yang mencari kekuasaan untuk dirinya sendiri akan tetapi yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk mencapai tujuan bersama dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab, serta diimbangi sikap disiplin.

Pelibatan dan pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut merupakan suatu usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono, 2003:135).

Peranan utama manajemen sendiri adalah melakukan segala usaha yang diperlukan guna menjamin kesuksesan konsep PPK tersebut secara berkesinambungan, sedangkan peranan manajer antara lain:

1.      Menunjukkan sikap yang mendukung

2.      Menjadi fasilitator

3.      Menjadi pelatih

4.      Mempraktekkan Management By Walking Around

5.      Mengambil tindakan dengan segera atas atas rekomendasi

6.      Menghargai prestasi karyawan

7.      Menurut Raja Bambang Sutikno (2005:107), ada tiga pilar interaksi antara manager dengan karyawan yang menjadi tulang punggung dalam komunikasi.

8.      Menghormati harga diri karyawan dan menjaga rasa percaya dirinya.

9.      Mendengar dan merespons dengan empati terhadap bahasa verbal dan bahasa nonverbal.

10.  Membangun sinergi dalam penyelesaian masalah.

C.    SISTEM SARAN, KONSEP, DAN IMPLEMENTASINYA

a.      SISTEM SARAN DAN KONSEP KETERLIBATAN KARYAWAN

Terdapat berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut adalah metode yang sering digunakan:

1.      Brainstorming
            Disini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.

Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut

1)      Adanya keinginan manajer dan supervisor untuk memberi tanggung jawab pada karyawan.

2)      Melatih supervisor dan karyawan mengenai cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab.

3)      Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan manajer dan supervisor kepada karyawan.

4)      Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi yang perlu diberikan.

2.      Nominal group technique

Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:

1)      Merumuskan permasalahan

2)      Mencatat ide masing-masing

3)      Mencatat ide kelompok.

4)      Memperjelas ide-ide

5)      Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.

3.      Gugus kualitas

Perbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.

4.      Kotak saran

Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan saran tertulis.

5.      Management by walking around

Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.

6.      Penghargaan dan pengakuan prestasi

Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.

Salah satu metode yang disebutkan diatas adalah gugus kualitas, atau bisa disebut dengan gugus kendali mutu. Menurut Olga L. Crocker, di Jepang gugus kendali untuk mempelajari dan menghilangkan persoalan yang berkaitan dengan tujuan dan persoalan yang berkaitan dengan produksi. Gugus kendali mutu adalah tim pemecah persoalan yang menggunakan metode statistic yang sederhana untuk mencari dan memutuskan pemecahan atas persoalan di pabrik.

Ada pengertian lain dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.

( Nurul Diena Novania ST).

Ciri-ciri umum gugus kendali mutu

1)      Gugus kendali mutu terdiri atas seorang kepala dengan delapan sampai sepuluh karyawan yang berasal dari satu bidang pekerjaan.
Gugus juga mempunyai seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang bekerja erat dengan gugus.

2)      Pemilihan anggota gugus:

3)      Partisipasi anggota dalam gugus bersifat sukarela.

4)      Partisipasi kepala mungkin sukarela mungkin tidak.

5)      Ruang lingkup persoalan yang tidak dianalisis oleh gugus:

6)      Gugus memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya.

7)      Pada permulaannya, gugus didorong untuk memilih persoalan yang berasal dari bidang pekerjaannya sendiri.

8)      Persoalan tidak terbatas pada mutu, tapi juga mencakup produktivitas, biaya, keselamatan kerja, moral, lingkungan, dan bidang lainnya.

Tujuannya :

1)      Untuk meningkatkan komunikasi, terutama antar karyawanlini dengan manajemen.

2)      Mencari dan memecahkan persoalan.
Organisasi:

Latihan:

Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan biasanya merupakan bagian dari pertemuan gugus.
Pertemuan:

1)      Biasanya satu jam perminggu.

2)      Penghargaan bagi kegiatan gugus:

3)      Biaasanya tidak ada penghargaan dalam bentuk uang.

Penghargaan yang paling efektif adalah kepuasan anggota gugus karena pemecahan persoalan dan melihat pelaksanaan pemecahan yang mereka sumbangkan.

Dari beberapa uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa keterlibatan karyawan dapat berbentuk saran atau masukan dari karyawan, baik secara pribadi maupun berkelompok, dan baik atas permintaan pimpinan perusahaan atau atas inisiatif sendiri.

Kelompok kerja yang dikelola sendiri oleh para karyawan dalam suatu tim yang biasanya didasari oleh kebutuhan pihak karyawan untuk berkumpul dan membahas berbagai masalah, biasanya dibentuk secara informal. Merupakan tim yang terbentuk untuk mengadakan perbaikan proses secara terus menerus dan berkesinambungan.

b.      IMPLEMENTASINYA

Dengan kerjasama TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan mencapai visi, misi, tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.

Menurut King ( dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang ia sebut sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama TIM dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah:

1)      Saling ketergantungan.

Saling ketergantungan diperlukan diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan dapat memperkuat kebersamaan TIM.

2)      Perluasan Tugas

Setiap tim harus diberi tantangan atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan membentuk semangat persatuan, kebangaan dan kesatuan tim.

3)      Penjajaran (alignmen)

Anggota tim harus bersedia menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai misi bersama.

4)      Bahasa yang umum

Pemimpntim harus menggunaka penggunaan bahasa yang umum sehingga
bisa difahami oleh anggota tim yang lain.

5)      Kepercayaaan
Dibutuhkan sikap saling percaya dan respek antar anggota TIM agar dapat bekerjasama.

6)      Kepemimpinan
Pemimpin tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim sebab anggota tim memiliki bakat masing masing.

7)      Keterampilan memecahkan masalah

Tim harus banyak menggunakan waktunya untuk membina kemampuan anggotannya dalam memecahkan masalah, karena masalah merupakan hal yang selalu dihadapi oleh organisasi atau lembaga.

8)      Keterampilan menangani konfrontasi atau konflik

Dalam lingkungan kerja yang memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan hal yang tidak terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh karena itu, dalam TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan menyampaikan ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti orang yang bersangkutan.

9)      Penilaian atau tindakan

Penilaian dilakukan dengan memantau dan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan pernyataan visi dan rencana tindakan yang ada. Rencana tindakan berisi tujuan, sasaran, jangka waktu, penuagasan serta tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan pengakuan atas tugas yang terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk bekerja lebih giat dan tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.

10)  Perayaan
Kesuksesan yang dicapia tim efektif dapat diperkuat dengan jalan merayakannya