Komunikasi adalah proses
penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain.
Komunikasi dibagi menjadi 2 :
1.
Verbal
à Lisan dan
tulisan
2.
Non
Verbal à Bahasa tubuh,
ekspresi, symbol, isyarat, dll
Beda Komunikasi :
No
|
Uraian
|
Komunikasi
antar Pribadi
|
Komunikasi
Bisnis
|
1
|
Tujuan
|
Kepentingan
Pribadi
|
Kepentingan
Bisnis
|
2
|
Pokok
bahasan
|
Masalah
pribadi
|
Masalah
bisnis
|
3
|
Bahasa
yang digunakan
|
Informal,
campuran
|
Formal,
baku
|
4
|
Format
penulisan
|
Tidak
standar, fleksibel
|
Standar
|
5
|
Penggunaan
kertas
|
Tidak
standar
|
Dengan
Kop
|
6
|
Cap
|
Tanpa
stempel
|
Ada
stempel
|
7
|
Contoh
|
Surat
cinta
|
Surat
Bisnis : penawaran, pemesanan, dll
|
Unsur komunikasi :
1.
Komunikator
à sumber
pesan/pihak yang memberi pesan
2.
Komunikan
à penerima pesan
3.
Pesan
4.
Media
5.
Feed
back
Komunikasi yang efektif à feed back yang diberikan
komunikan sesuai dengan yang diinginkan komunikator.
Cara memperbaiki komunikasi :
Komunikasi harus memenuhi syarat :
1.
Persepsi
yang sama à antara
komunikator dan komunikan
2.
Ketepatan
à tepat situasi,
kondisi, dan audiensnya
3.
Kredibilitas
à yaitu kemampuan
menyampaikan, dimana komunikator harus yang ahli di bidang yang sedang
diinformasikannya.
4.
Pengendalian
à kemampuan
komunikator mengendalikan audiensnya.
5.
Keharmonisan
à gaya,
performance, materi, dll
Kendala komunikasi antar pribadi :
1.
By Passing à Kendala berkaitan dengan kata-kata.
2.
Bingkai referensi
yang berbeda
a.
Segala sesuatu yang dilihat & dirasa di dunia.
b.
Dipengaruhi oleh pengalaman, pendidikan, budaya,
harapan, kepribadian, dll
3.
Kurangnya
kemampuan berbahasa à Berkaitan dengan perbendaharaan kata.
4.
Gangguan à Meliputi emosional dan fisik.
Komunikasi dalam organisasi
1.
Komunikasi
Internail à
a.
Vertikal :
-
Atas
ke bawah. Contoh : teguran, perintah, pengumuman, dll
-
Bawah
ke atas. Contoh : pendapat, kritik, dll
b.
Horizontal
-
Komunikasi
yang terjadi dengan pihak-pihak yang jabatannya satu level. Contoh : kordinasi,
pemberitahuan, pendapat, dll
c.
Diagonal
-
Komunikasi
yang memotong garis lini perintah.
2.
Komunikasi
Eksternal
a.
Pemasok à Surat penawaran produk, brosur, dll
b.
Pemerintah à Berupa kebijakan
c.
Konsumen
d.
Pers
3.
Fungsi dasar /
Komunikasi organisasional
a.
Memberitahu
b.
Membujuk
c.
Meningkatkan citra
d.
Menjalin hubungan baik (goodwill)
MENINGKATKAN ALIRAN INFORMASI DALAM
ORGANISASI
Saluran Formal : mengikuti rantai
komando organisasi
Rintangan yang menghambat aliran
organisasi :
1.
Iklim
komunikasi yang tertutup
2.
Struktur
organisasi yang berbelit-belit
3.
Alur
komunikasi yang panjang
4.
Kurangnya
saling kepercayaan
5.
Persaingan
untuk kekuasaan, status, & penghargaan
6.
Ketakutan
akan hukuman jika berkata jujur.
7.
Bingkai
referensi yang berbeda antara para komunikator
8.
Kurangnya
kemampuan komunikasi
9.
Keterlibatan
ego
10.
Perang
pengaruh
KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA
Adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia binis baik secara verbal maupun non
verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah, atau
Negara
Pentingnya komunikasi lintas budaya :
1.
Memasuki
era globalisasi
2.
Perkembangan
teknologi komunikasi & informasi
Komponen Budaya :
1.
Nilai
2.
Norma : Hukum dan masyarakat
3.
Simbol
4.
Bahasa
5.
Adat istiadat
6.
Organisasi social
Tingkatan Budaya :
1.
Formal
2.
Informal
3.
Teknis
Penyebab pesan tidak terorganisasi
dengan baik
1.
Bertele-tele
2.
Memasukkan bahan yang tidak relevan
3.
Menyajikan ide-ide secara tidak logis
4.
Informasi penting kadang tidak terdapat dalam
pembahasan
Bagaimana pengorganisasian pesan dapat
terwujud dengan baik?
1.
Subjek dan tujuan jelas
2.
Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan
tujuan
3.
Ide-ide harus
dikelomokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4.
Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
Keuntungan pengorganisasian pesan yang
baik bagi audiens ;
1.
Membantu audiens memahami pesan
2.
Membantu audiens menerima
3.
Menghemat waktu
4.
Mempermudah pekerjaan komunikator
Bentuk outline pengorganisasian pesan :
1.
Dengan ide pokok
-
Apa
yang diinginkan dari audiens
-
Alasan
mendasar mengapa mereka harus melakukan/memikirkan hal itu
2.
Nyatakan dengan
point pendukung yang penting
3.
Ilustrasikan dan
bukti-bukti
Menentukan urutan dengan rencana
organisasional :
1.
Pendekatan Langsung (direct approach) à mengamati langsung
2.
Pendekatan tidak langsung (indirect approach) à melalui data
Apa saja yang perlu dilakukan dalam
merevisi pesan-pesan bisnis ?
Pesan Bisnis Tertulis
-
Mengedit
isi, engorganisasi, dan gaya penulisan.
-
Point
–point penting secara logis
-
Keseimbangan
hal-hal umum dan khusus
-
Mengedit
sesuatu yang baru
-
Mengedit
teknis penulisan
-
Mengedit
format dan layout
Pesan Bisnis Lisan
-
Substansi
pesan
o
Inti
pesan
o
Data
pendukung (table, grafik, gambar, dll)
-
Pengorganisasian
pesan
o
Pembuka,
isi, dan penutup pesan
-
Gaya
bahasa
o
Bahasa
familier, singkat, hindari makna ganda
Pemilihan kata yang tepat
-
Pilih
kata yang sudah familier
-
Pilih
kata yang singkat
-
Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Mengembangkan paragraf
-
Ilustrasi
-
Perbandingan
-
Pembahasan
sebab akibat
-
Pemecahan
masalah
PESAN BISNIS TERTULIS
PENJUAL Surat Perkenalan --> CALON PEMBELI
PENJUAL Surat
Permintaan Penawaran <-- CALON PEMBELI
PENJUAL Surat Penawaran --> CALON PEMBELI
PENJUAL Surat
Pesanan <-- CALON PEMBELI
PENJUAL Surat
Pembelian --> CALON
PEMBELI
PENJUAL Surat
Pengiriman Barang --> CALON
PEMBELI