Materi Komunikasi Bisnis sampai UTS

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain.

Komunikasi dibagi menjadi 2 :

1.      Verbal à Lisan dan tulisan

2.      Non Verbal à Bahasa tubuh, ekspresi, symbol, isyarat, dll

Beda Komunikasi :

No	Uraian	Komunikasi antar Pribadi	Komunikasi Bisnis
1	Tujuan	Kepentingan Pribadi	Kepentingan Bisnis
2	Pokok bahasan	Masalah pribadi	Masalah bisnis
3	Bahasa yang digunakan	Informal, campuran	Formal, baku
4	Format penulisan	Tidak standar, fleksibel	Standar
5	Penggunaan kertas	Tidak standar	Dengan Kop
6	Cap	Tanpa stempel	Ada stempel
7	Contoh	Surat cinta	Surat Bisnis : penawaran, pemesanan, dll

Unsur komunikasi :

1.      Komunikator à sumber pesan/pihak yang memberi pesan

2.      Komunikan à penerima pesan

3.      Pesan

4.      Media

5.      Feed back

Komunikasi yang efektif à feed back yang diberikan komunikan sesuai dengan yang diinginkan komunikator.

Cara memperbaiki komunikasi :

Komunikasi harus memenuhi syarat :

1.      Persepsi yang sama à antara komunikator dan komunikan

2.      Ketepatan à tepat situasi, kondisi, dan audiensnya

3.      Kredibilitas à yaitu kemampuan menyampaikan, dimana komunikator harus yang ahli di bidang yang sedang diinformasikannya.

4.      Pengendalian à kemampuan komunikator mengendalikan audiensnya.

5.      Keharmonisan à gaya, performance, materi, dll

Kendala komunikasi antar pribadi :

1.      By Passing à Kendala berkaitan dengan kata-kata.

2.      Bingkai referensi yang berbeda

a.      Segala sesuatu yang dilihat & dirasa di dunia.

b.      Dipengaruhi oleh pengalaman, pendidikan, budaya, harapan, kepribadian, dll

3.      Kurangnya kemampuan berbahasa à Berkaitan dengan perbendaharaan kata.

4.      Gangguan à Meliputi emosional dan fisik.

Komunikasi dalam organisasi

1.      Komunikasi Internail à

a.      Vertikal :

-          Atas ke bawah. Contoh : teguran, perintah, pengumuman, dll

-          Bawah ke atas. Contoh : pendapat, kritik, dll

    

b.      Horizontal

-          Komunikasi yang terjadi dengan pihak-pihak yang jabatannya satu level. Contoh : kordinasi, pemberitahuan, pendapat, dll

c.       Diagonal

-          Komunikasi yang memotong garis lini perintah.

2.      Komunikasi Eksternal

a.      Pemasok à Surat penawaran produk, brosur, dll

b.      Pemerintah à Berupa kebijakan

c.       Konsumen  

d.      Pers

3.      Fungsi dasar / Komunikasi organisasional

a.      Memberitahu

b.      Membujuk

c.       Meningkatkan citra

d.      Menjalin hubungan baik (goodwill)

MENINGKATKAN ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI

Saluran Formal : mengikuti rantai komando organisasi

Rintangan yang menghambat aliran organisasi :

1.      Iklim komunikasi yang tertutup

2.      Struktur organisasi yang berbelit-belit

3.      Alur komunikasi yang panjang

4.      Kurangnya saling kepercayaan

5.      Persaingan untuk kekuasaan, status, & penghargaan

6.      Ketakutan akan hukuman jika berkata jujur.

7.      Bingkai referensi yang berbeda antara para komunikator

8.      Kurangnya kemampuan komunikasi

9.      Keterlibatan ego

10.  Perang pengaruh

KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia binis baik secara verbal maupun non verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah, atau Negara

Pentingnya komunikasi lintas budaya :

1.      Memasuki era globalisasi

2.      Perkembangan teknologi komunikasi & informasi

Komponen Budaya :

1.      Nilai

2.      Norma : Hukum dan masyarakat

3.      Simbol

4.      Bahasa

5.      Adat istiadat

6.      Organisasi social

Tingkatan Budaya :

1.      Formal

2.      Informal

3.      Teknis

Penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik

1.      Bertele-tele

2.      Memasukkan bahan yang tidak relevan

3.      Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4.      Informasi penting kadang tidak terdapat dalam pembahasan

Bagaimana pengorganisasian pesan dapat terwujud dengan baik?

1.      Subjek dan tujuan jelas

2.      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3.      Ide-ide  harus dikelomokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Keuntungan pengorganisasian pesan yang baik bagi audiens ;

1.      Membantu audiens memahami pesan

2.      Membantu audiens menerima

3.      Menghemat waktu

4.      Mempermudah pekerjaan komunikator

Bentuk outline pengorganisasian pesan :

1.      Dengan ide pokok

-          Apa yang diinginkan dari audiens

-          Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan/memikirkan hal itu

2.      Nyatakan dengan point pendukung yang penting

3.      Ilustrasikan dan bukti-bukti

Menentukan urutan dengan rencana organisasional :

1.      Pendekatan Langsung (direct approach) à mengamati langsung

2.      Pendekatan tidak langsung (indirect approach) à melalui data

Apa saja yang perlu dilakukan dalam merevisi pesan-pesan bisnis ?

Pesan Bisnis Tertulis

-          Mengedit isi, engorganisasi, dan gaya penulisan.

-          Point –point penting secara logis

-          Keseimbangan hal-hal umum dan khusus

-          Mengedit sesuatu yang baru

-          Mengedit teknis penulisan

-          Mengedit format dan layout

Pesan Bisnis Lisan

-          Substansi pesan

o   Inti pesan

o   Data pendukung (table, grafik, gambar, dll)

-          Pengorganisasian pesan

o   Pembuka, isi, dan penutup pesan

-          Gaya bahasa

o   Bahasa familier, singkat, hindari makna ganda

Pemilihan kata yang tepat

-          Pilih kata yang sudah familier

-          Pilih kata yang singkat

-          Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Mengembangkan paragraf

-          Ilustrasi

-          Perbandingan

-          Pembahasan sebab akibat

-          Pemecahan masalah

PESAN BISNIS TERTULIS

PENJUAL     Surat Perkenalan  -->                        CALON PEMBELI

PENJUAL     Surat Permintaan Penawaran     <--  CALON PEMBELI

 PENJUAL     Surat Penawaran         -->                 CALON PEMBELI

PENJUAL     Surat Pesanan    <--                          CALON PEMBELI  

PENJUAL     Surat Pembelian   -->                        CALON PEMBELI

PENJUAL     Surat Pengiriman Barang  -->          CALON PEMBELI

Tugas Surat Pemesanan

PT. FORTUNA

Jalan Budhi No. 3 Dewi Sartika Cawang – Jakarta Timur – 13760

Email : fortuna@gmail.com

 

Nomor    : 103/S.Pes/VI/2013
Hal          : Pemesanan barang

Kepada,
PT. Angkasa

Jl. Kramat jati no.201

Jakarta Timur

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran tertanggal 11 Mei 2013 No. 10 / GR / V / 2013 yang disertai daftar harga dan brosur. Menindaklanjuti surat penawaran tersebut, dengan ini kami bermaksud memesan:

No.	Nama Barang	Merk	Banyak unit	Harga	Jumlah
1.	Komputer	Ship tipe SSX	15	Rp 4.500.000	Rp 67.500.000
Jumlah					Rp 67.500.000

Sesuai dengan kesepakatan, maka pembayaran akan dilakukan melalui 2 tahap, yaitu :

1. Tahap pertama sebesar 40% dari total yang harus dibayarkan.
2. Tahap kedua yaitu pelunasan.

Sebagai bentuk keseriusan, untuk pembayaran tahap pertama sudah kami lakukan melalui transfer ke Bank Prima Cabang Dewi Sartika a.n Putri Mutiara dengan Nomor Rekening 03-01 33 33 335. Sedangkan sisa pembayaran akan dilunasi secara tunai setelah barang diterima.

KETERANGAN :

1.      Harga sudah termasuk pajak;

2.      Barang dikirim selambat-lambatnya tanggal 29 Juni 2013.

3.      Apabila terjadi keterlambatan akibat kelalaian dari PT. Angkasa, maka PT. Angkasa dikenakan denda sebesar 1/1.000 untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimal denda 2 % dari harga pesanan;

4.      Apabila barang yang dikirim tidak sesuai dengan ketentuan dalam SP maka PT. Angkasa wajib mengganti dengan yang baru sesuai SP.

Demikian surat pesanan ini kami buat, sementara kami menunggu barang yang dipesan. Kami ucapkan terimakasih

Jakarta, 20 Juni 2013

Miawati Khotimah

Kepala Bagian Pembelian