PEMBAHASAN
KETERLIBATAN
KARYAWAN DALAM MENINGKATKAN MUTU
A.
PENGERTIAN
DAN KONSEP DASAR KETERLIBATAN KARYAWAN
a.
PENGERTIAN
Pelibatan
karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para
karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan
masalah (dapat berupa ide, saran, kritik,
dan lain sebagainya).
Pemberdayaan
dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti
(signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan
masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti
masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan,
pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya.( Fandy Tjiptono, 2003:128).
Menurut
Nurul Diena Novania ST, filososfi TQM menghendaki adanya
keterlibatan karyawan yang biasanya keterlibatan ini adalah dalam bentuk kerja
tim yang kita kenal dengan nama gugus kendali mutu ( Quality Control Circle).
b.
KONSEP
DASAR
Dalam
keterlibatan karyawan harus juga menjalankan prinsip dan konsep sebagai berikut
:
a) Mutu merupakan tanggung jawab
setiap orang,
Harus disadari bahwa meningkatkan
mutu merupakan tanggung jawab dari setiap orang dalam organisasi. Kesadaran
tentang tanggung jawab mencapai mutu akan membawa dampak pada kebersamaan dalam
organisasi sehingga masing masing orang akan berusaha mencapai mutu berdasarkan
jobnya dan kemampuaannya masing masing.
b) Sasaran mutu melibatkan seluruh
tingkat dan setiap orang,
Sasaran mutu melibatkan seluruh
tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan. sehingga sasaran yang ingin
dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan tidak hanya pada level
pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.
c) Komunikasi adalah hal yang paling
penting dan mendasar,
Komunikasi merupakan hal yang
sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi yang baik antara pimpinan,
karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi hambatan dan permasalahan
yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini diperlukan untuk menjalin
keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam menjalankan tugas. Jika hal ini
terbangub dengan baik maka akan berpengaruh terhadap produk darai suatu
organisasi.
d) Pelatihan merupakan sarana
berkomunikasi,
Dalam organisasi karena kesibukan
masing masing dalam menjalankan tugas maka dimungkinkan jarang terjadi
komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan karyawannya. Pelatihan di
samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan berkaitan dengan keterampilan,
wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi sarana komunikasi antar kayawan
maupun pimpinan denga karyawan.
e) Melibatkan dan membuat orang
menjadi mampu,
Melibatkan semua unsur dalam
organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya akan membuat seseorang lebih
mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat bagi orang yang bersangkutan
maupun organisasi.
f) Definisi mengenai tanggung jawab
dan wewenang itu penting dan mendasar (essential),
Pengertian atau persepsi yang sama
terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal ini untuk menghidari
kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.
g) Pemberdayaan, setiap orang dapat
dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan kemampuannya.
Pemberdayaan karyawan dengan cara
melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain melalui teamwork.
Namun demikian juga harus diperhatikan kompetensi orang yang bersangkutan
sehingga sesuai dengan beban yang diberikannya.
B.
HAMBATAN
DAN PERAN MANAJER DI DALAMNYA
a.
FAKTOR
PENGHAMBAT DALAM MELIBATKAN KARYAWAN
Ada beberapa
faktor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam suatu
organisasi. Diantaranya adalah sutu penolakan terhadap perubahan. Menurut
fandy tjiptono(2003:131), ada 2 penolakan terhadap perubahan yang
perlu diperhatikan yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.
Penolakan
manajemen terhadap penerapan PPK (Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) antara
lain karena alasan ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan
manajemen, karakteristik kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta
struktur organisasi, dan praktik manajemen.
1.
Ketidakamanan,
hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim
kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan manajer
tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja.
2.
Nilai-nilai
pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus
melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.
3.
Ego,
manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan
karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.
4.
Pelatihan
manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena
biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick
Taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan
proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga
kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.
5.
Karakteristik
kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak
akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja
daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut.
6.
Ketidakterlibatan
manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa
diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi
oleh keputusan atau ide yang ditemukan
7.
Struktur
Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika
organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
Penolakan dari karyawan bisa terjadi ketika mereka merasa skeptis terhadap
manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. Penolakan bisa juga
terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal
baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari
karyawan.
Jadi ketika tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran
atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok.
Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara
anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok
atau masalah – masalah perusahaan.Kerjasama antar anggota kelompok sangat
deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota
kelompok.
b.
PERAN
MANAJER DALAM KETERLIBATAN KARYAWAN
Penerapan PPK
(Pelibatan dan pemberdayaan karyawan) dalam lembaga/organisasi
Pimpinan yang berhasil bukanlah yang mencari kekuasaan untuk dirinya sendiri
akan tetapi yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk
mencapai tujuan bersama dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab,
serta diimbangi sikap disiplin.
Pelibatan dan
pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut merupakan suatu
usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna meningkatkan nilai
yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono, 2003:135).
Peranan utama
manajemen sendiri adalah melakukan segala usaha yang diperlukan guna menjamin
kesuksesan konsep PPK tersebut secara berkesinambungan, sedangkan peranan
manajer antara lain:
1.
Menunjukkan sikap yang mendukung
2.
Menjadi fasilitator
3.
Menjadi pelatih
4.
Mempraktekkan Management By Walking
Around
5.
Mengambil tindakan dengan segera
atas atas rekomendasi
6.
Menghargai prestasi karyawan
7.
Menurut Raja Bambang Sutikno
(2005:107), ada tiga pilar interaksi antara manager dengan karyawan yang
menjadi tulang punggung dalam komunikasi.
8.
Menghormati harga diri karyawan dan
menjaga rasa percaya dirinya.
9.
Mendengar dan merespons dengan
empati terhadap bahasa verbal dan bahasa nonverbal.
10. Membangun
sinergi dalam penyelesaian masalah.
C.
SISTEM
SARAN, KONSEP, DAN IMPLEMENTASINYA
a.
SISTEM
SARAN DAN KONSEP KETERLIBATAN KARYAWAN
Terdapat
berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka
memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan. Berikut
adalah metode yang sering digunakan:
1.
Brainstorming
Disini
manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar
peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak
diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari
peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.
Usaha
pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut
1) Adanya
keinginan manajer dan supervisor untuk memberi tanggung jawab pada karyawan.
2) Melatih
supervisor dan karyawan mengenai cara untuk melakukan delegasi dan menerima
tanggung jawab.
3) Komunikasi
dan umpan balik perlu diberikan manajer dan supervisor kepada karyawan.
4) Penghargaan
dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi yang perlu diberikan.
2.
Nominal
group technique
Nominal group technique merupakan salah satu bentuk
dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:
1) Merumuskan
permasalahan
2) Mencatat
ide masing-masing
3) Mencatat
ide kelompok.
4) Memperjelas
ide-ide
5) Masing-masing
anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.
3.
Gugus
kualitas
Perbedaan utama
gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas adalah
sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri,
sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.
4.
Kotak
saran
Cara ini
dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan
saran tertulis.
5.
Management
by walking around
Jalan-jalan di
tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini
dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh
apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat
mengetahui kendala yang ada.
6.
Penghargaan
dan pengakuan prestasi
Dalam TQM,
penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran
perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang
disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut
tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa
niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.
Salah satu
metode yang disebutkan diatas adalah gugus kualitas, atau bisa disebut dengan
gugus kendali mutu. Menurut Olga L. Crocker, di Jepang gugus kendali untuk
mempelajari dan menghilangkan persoalan yang berkaitan dengan tujuan dan
persoalan yang berkaitan dengan produksi. Gugus kendali mutu adalah tim pemecah
persoalan yang menggunakan metode statistic yang sederhana untuk mencari dan
memutuskan pemecahan atas persoalan di pabrik.
Ada pengertian
lain dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang terdiri dari empat
sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama
dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan
mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.
( Nurul Diena Novania ST).
Ciri-ciri
umum gugus kendali mutu
1) Gugus
kendali mutu terdiri atas seorang kepala dengan delapan sampai sepuluh karyawan
yang berasal dari satu bidang pekerjaan.
Gugus juga mempunyai seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang
bekerja erat dengan gugus.
2) Pemilihan
anggota gugus:
3) Partisipasi
anggota dalam gugus bersifat sukarela.
4) Partisipasi
kepala mungkin sukarela mungkin tidak.
5) Ruang
lingkup persoalan yang tidak dianalisis oleh gugus:
6) Gugus
memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya.
7) Pada
permulaannya, gugus didorong untuk memilih persoalan yang berasal dari bidang
pekerjaannya sendiri.
8) Persoalan
tidak terbatas pada mutu, tapi juga mencakup produktivitas, biaya, keselamatan
kerja, moral, lingkungan, dan bidang lainnya.
Tujuannya :
1) Untuk
meningkatkan komunikasi, terutama antar karyawanlini dengan manajemen.
2) Mencari
dan memecahkan persoalan.
Organisasi:
Latihan:
Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan
biasanya merupakan bagian dari pertemuan gugus.
Pertemuan:
1) Biasanya
satu jam perminggu.
2) Penghargaan
bagi kegiatan gugus:
3) Biaasanya
tidak ada penghargaan dalam bentuk uang.
Penghargaan
yang paling efektif adalah kepuasan anggota gugus karena
pemecahan persoalan dan melihat pelaksanaan pemecahan yang mereka sumbangkan.
Dari beberapa
uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa keterlibatan karyawan dapat
berbentuk saran atau masukan dari karyawan, baik secara pribadi maupun
berkelompok, dan baik atas permintaan pimpinan perusahaan atau atas inisiatif
sendiri.
Kelompok kerja
yang dikelola sendiri oleh para karyawan dalam suatu tim yang biasanya didasari
oleh kebutuhan pihak karyawan untuk berkumpul dan membahas berbagai masalah,
biasanya dibentuk secara informal. Merupakan tim yang terbentuk untuk
mengadakan perbaikan proses secara terus menerus dan berkesinambungan.
b.
IMPLEMENTASINYA
Dengan kerjasama
TIM diharapkan dapat mempermudah dalam menjalankan dan mencapai visi, misi,
tujuan dan program program yan telah dibuat oleh organisasi.
Menurut King (
dalam Goetscs dan davis 1994: 218-219) menganjurkan 10 startegi yang ia sebut
sepuluh perintah TIM ( Ten Team Commandment) untuk meningkatkan kerjasama TIM
dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sepuluh strategi tersebut adalah:
1) Saling ketergantungan.
Saling ketergantungan diperlukan
diantara para aggota tim dalam hal
informasi, sumber daya, pelaksanaan tugas, dan dukungan. Adannya ketergantungan
dapat memperkuat kebersamaan TIM.
2) Perluasan Tugas
Setiap tim harus diberi tantangan
atau tanggapan terhadap tantangan tersebut akan membentuk semangat persatuan,
kebangaan dan kesatuan tim.
3) Penjajaran (alignmen)
Anggota tim harus bersedia
menyingkirkan sikap indivualisme dalam rangka mencapai misi bersama.
4) Bahasa yang umum
Pemimpntim harus menggunaka
penggunaan bahasa yang umum sehingga
bisa difahami oleh anggota tim yang lain.
5) Kepercayaaan
Dibutuhkan
sikap saling percaya dan respek antar anggota TIM agar dapat bekerjasama.
6) Kepemimpinan
Pemimpin
tim harus memperhatikan bakat tertentu anggota tim sebab anggota tim memiliki
bakat masing masing.
7) Keterampilan memecahkan masalah
Tim harus banyak menggunakan
waktunya untuk membina kemampuan anggotannya dalam memecahkan masalah, karena
masalah merupakan hal yang selalu dihadapi oleh organisasi atau lembaga.
8) Keterampilan menangani konfrontasi
atau konflik
Dalam lingkungan kerja yang
memiliki tekanan tinggi dan kompetetif konflik merupakan hal yang tidak
terelakan. Perbedaan pendapat merupakan hal yang wajar . Oleh karena itu, dalam
TQM diperlukan keterampilan menerima perbedaan pendapat dan menyampaikan
ketidaksetujuan terhadap pendapat orang lain tanpa harus menyakiti orang yang
bersangkutan.
9) Penilaian atau tindakan
Penilaian dilakukan dengan memantau
dan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan pernyataan visi dan rencana
tindakan yang ada. Rencana tindakan berisi tujuan, sasaran, jangka waktu,
penuagasan serta tanggung jawab setiap anggota. Penghargaan dan pengakuan atas
tugas yang terlaksana dengan baik akan memativasi anggota tim untuk bekerja
lebih giat dan tangkas dalam rangka mencapai tujuan berikut.
10) Perayaan
Kesuksesan
yang dicapia tim efektif dapat diperkuat dengan jalan merayakannya